Karakter A.

Casebeskrivelse:

AWE er ett ledende robotiseringsselskap som driver salg, prosjektering og installasjon av automatiseringsløsninger for norske virksomheter. Selskapet startet som en grunderbedrift på slutten av 90tallet og har vokst til 220 ansatte. Hoveddelen av de ansatte er samlokalisert og majoriteten av de ansatte sitter i åpent kontorlandskap. Det har tidligere vært mye klaging på denne organiseringen, hvor de ansatte utrykker at det er for mye støy, mange

Karakter A.

Casebeskrivelse:

AWE er ett ledende robotiseringsselskap som driver salg, prosjektering og installasjon av automatiseringsløsninger for norske virksomheter. Selskapet startet som en grunderbedrift på slutten av 90tallet og har vokst til 220 ansatte. Hoveddelen av de ansatte er samlokalisert og majoriteten av de ansatte sitter i åpent kontorlandskap. Det har tidligere vært mye klaging på denne organiseringen, hvor de ansatte utrykker at det er for mye støy, mange forstyrrelser og at det er vanskelig å konsentrere seg.
I arbeidsmiljøundersøkelsen som ble gjennomført i Januar 2020 kom dette igjen til uttrykk, men det var også mange (35% av de ansatte) som var fornøyde og ønsket å beholde nåværende organisering.

Koronapandemien har imidlertid fullstendig endret arbeidshverdagen i AWE det siste året. Nesten alle de ansatte i bedriften har hatt hjemmekontor. I en undersøkelse som bedriften gjennomførte før jul svarte 50% av de ansatte at å jobbe hjemmefra førte til økt trivsel, ga mer fleksibilitet og at de var mer effektive i jobben. Den andre halvparten meldte at de ønsket seg tilbake til kontoret og melder om problemer med å skille jobb og privatliv, at det går utover kreativiteten og at de har behov for sosial kontakt på jobben. I den siste tiden har det også blitt registrert økte helseproblemer blant de ansatte, og sykefraværet har økt betydelig.

Med bakgrunn i denne situasjonen har ledelsen bestemt at det skal nedsettes ett prosjekt "fremtidens arbeidsplass" og signaliserer med det en ny arbeidshverdag, så snart koronasituasjonen tillater det. Prosjektet skal igangsettes 1. februar og skal levere endelig resultat innen 1. juni. Styringsgruppen består av ledergruppen i selskapet og administrerende direktør er oppdragsgiver/prosjekteier. Dette er ett prioritert prosjekt og prosjektgruppen består av 5 ansatte fra forskjellige avdelinger som skal jobbe 100% på prosjektet. Det er leid inn en konsulent som er ekspert på organisering av arbeidsplasser som skal støtte prosjektgruppen. Du er utpekt som prosjektleder og har nylig hatt oppstartsmøte med styringsgruppen. I dette møtet fikk du følgende innspill og føringer:

- Ledelsen legger opp til at de ansatte skal jobbe fysisk på kontoret 2-3 dager i uken og på hjemmekontor resten av uken. For noen ansatte med spesielle behov kan dette tilpasses. I utgangspunktet skal konsentrasjonsarbeid utføres på hjemmekontor og kontoret brukes til kunnskapsdeling, kreativt arbeid og sosialisering.
- Kontorlokalet skal ombygges med flere møterom og sosiale soner. De nye rommene og sonene skal formes/bygges for å gjøre det mer attraktivt å jobbe på kontoret, slik at de ansatte kan ha uformelle møter, øke den tverrfaglige kontakten mellom de ansatte, øke innovasjonskraften og generelt skape mer liv og energi. Kostnadsrammen for ombyggingen er 2 millioner kroner.
- Oppgavene til prosjektgruppen er todelt:
1. Utarbeide et detaljert design for hvordan fremtidens kontorlokale fysisk skal se ut. En egen prosjektgruppe skal få ansvar for selve ombyggingen.
2. Utarbeide en beskrivelse av konseptet for hvordan man skal organisere arbeidet og samhandle på "fremtidens arbeidsplass" i AWE.

Oppgavene er ikke vektet og vurderes samlet.
Med utgangspunkt i caset og forutsetningene som er gitt, utarbeid og besvar følgende oppgaver:
1. Utarbeid mandatet for prosjektet slik du mener oppdragsgiver/styringsgruppen burde ha utformet det.
2. Utarbeid en milepælsplan for prosjektet og utarbeid en enkel fremdriftsplan med de viktigste aktivitetene.
3. Gevinstrealiseringen skjer etter at prosjektet er avsluttet. For å oppnå de ønskede gevinstene/effektene, bør det utarbeides en gevinstrealiseringsplan i forbindelse med oppstart/planleggingen av prosjektet. Redegjør for hva du mener er avgjørende å vektlegge i forbindelse med gevinstrealisering generelt og hvilke tiltak prosjektgruppen i dette prosjektet bør gjennomføre for å legge til rette for at gevinstene kan oppnås.
4. Redegjør for interessenthåndtering generelt og hvordan du vil håndtere interessenter i dette prosjektet.

(Du skal ikke lage budsjett eller gjøre noen kostnadsvurdering av prosjektet. Hvis du føler det mangler informasjon i caset, kan du lage dine egne forutsetninger. Egne forutsetninger må være relevante og realistiske i forhold til casebeskrivelsen).